Haben Sie sich auch schon gefragt, was ein Verwalter eigentlich den ganzen Tag macht?

Tätigkeitsbereich der Hausverwaltung

Das sieht der Eigentümer:

• Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung
• Eigentümerversammlung
• Rundschreiben und Aushänge
• Anwesenheit von Mitarbeitern in der Wohnanlage
• Individuelle Leistungen wie Beratung / Information
• Beauftragung von Architekten, Bauleitern und Rechtsanwälten

Einen etwas tieferen Einblick in die Verwalterleistung haben die Verwaltungsbeiräte:

• Veranlassen von Instandsrtzungsmaßnahmen
• Preisanfragen , Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln
• Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle
• Belegprüfung
• Vorbereiten der Eigentümerversammlungen
• Ortstermine
• Beiratsgespräche
• Korrespondenz und Verträge
• Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
• Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld

Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht:

Kaufmännische Leistungen:

• Verbuchung sämtlicher Geldein- und -ausgänge
• monatliche Sollstellung von Hausgeldzahlungen
• Bearbeitung von Lastschriftbuchungen
• Überwachen von Zahlungseingängen
• Mahnen, Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
• Verwalten und disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten
• Rechnungskontrolle
• Anweisen und veranlassen von Zahlungen
• Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschließlich Lohnbuchhaltung
• Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft
• Errechnen und abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben
• Korrespondenz und Besprechung mit Anwälten, Bauleitern und Architekten
• Berechnen und anfordern von Sonderumlagen
• Erstellen von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen
• Veranlassen von Heizkostenabrechnungen, erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)
• Kennen und beachten von Lohn-/Einkommensteuergesetz etc.
• Vor- und Nachbereitung von Prüfungen des Finanzamtes, Sozialversicherungsträger und Krankenkassen

Technische Leistungen:

• Vorbereiten und veranlassen von Handwerkerangeboten und Ausschreibungen
• Erstellen von Angebotsspiegeln
• Nachhalten von Terminen (Angebote, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüche)
• Einweisen der Hausmeister
• Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (z.B. Denkmalamt, Genehmigungen bei Gerüsterstellung etc.)
• Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherungen, Aufzug-, Heizungs- Pumpen- und Feuerlöscherwartung etc.)
• Vorbereiten und organisieren von TÜV-, Brandschutz- und Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.)
• Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
• Schadensmeldung bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschl. veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und abrechnen mit der Versicherung
• Vergeben und überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen einschl. abrechnen und prüfen
• Beauftragung von Sachverständigen

Allgemeine Verwaltung:

• Korrespondenz mit den Eigentümern
• Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
• Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
• Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
• Beraten von Eigentümern
• Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferantenverträgen etc.)
• Terminabstimmung und Saalbestellunge für Eigentümerversammlungen
• Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerverammlung
• Erstellen der Beschlussniederschrift einschliesslich Bereitstellung
• Mitwirken bei Gerichtsterminen
• Erteilen von Genehmigungen (Telefon. Veräußerungen, Vermietungen, gewerbl. Nutzung)
• Kennen und beachten von WEG, BGB, AGBG, HGB, Erbbaurechtsverordnung, Grundbuchverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, Konkursordnung, Insolvenzrecht, Nachbarschaftsrecht
• Einsicht in notarielle Urkunden (Teilungserklärung, Kaufverträge, Grunddienstbarkeiten)
• Einsichtnahme in Grundbuch zur Klärung von Eigentumsverhältnissen